O estoque de restaurante bem controlado é garantia de que o dono está com intenção de que o seu negócio gere lucro. Isso porque é no estoque que podem acontecer as maiores falhas e descontroles com relação aos custos.
Para entender melhor, é só imaginar que, para cada receita, o pessoal da cozinha utiliza uma quantidade mínima de sal, por exemplo. Mas o sal está no estoque em embalagens, geralmente, de um quilo. Entendeu como dá para perder o controle bem fácil?
Podemos listar inúmeros tipos de insumos que estão no estoque de quase todos os restaurantes, cujo controle parece um pouco mais difícil de manter:
- Litro de óleo;
- Litro de azeite de oliva;
- Sal;
- Açúcar;
- Temperos em pó;
- leite.
Por onde começar: a Ficha Técnica
Para realizar uma excelente gestão de estoque de restaurante, uma primeira dica é criar uma ficha técnica para cada receita que o seu estabelecimento produz e oferece no cardápio.
Isso irá garantir que toda a cozinha, antes de mais nada, saiba quanto de cada ingrediente precisará para produzir cada receita, garantindo, assim, o fiel cumprimento da mesma.
Com essa atitude, além de garantir a qualidade e o padrão, o que vai agradar o seu cliente, é possível se programar com as quantidades de cada insumo constante no estoque do seu estabelecimento.
A ficha técnica assegura o maior controle dos mínimos detalhes na gestão do estoque, o que é excelente para começar - além de já estar em consonância com toda a equipe, que deve ter acesso irrestrito às fichas técnicas.
Como organizar um estoque de restaurante
Um estoque bem organizado evita prejuízo para o estabelecimento porque ele evita perda. Isso mesmo: deixar tudo arrumadinho implica em lucro e evita prejuízos ou custos elevados.
Isso acontece porque, uma vez que todas as validades sejam constantemente arrumadas, evita-se duas situações:
- Compras em excesso: o que evita custos desnecessários; e
- Prejuízo, que podem vir a ocorrer por conta de produtos que ficam vencidos.
Mas, e como organizar estes estoques? Algumas dicas devem ser, inclusive, vistas com a ANVISA, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária.
Por exemplo: comprar somente produtos com os selos adequados e proibir o armazenamento de qualquer alimento no chão, bem como em caixas de papelão (elas atraem insetos e ratos, por exemplo, o que poderá, também, causar grandes perdas para a sua empresa).
Voltando à questão da validade, que é, também, uma questão de análise com a ANVISA, há uma regra bem conhecida no mundo deste tipo de estabelecimento, chamada de "PVPS". A sigla significa: "primeiro que vence, primeiro que sai".
Ou seja, constantemente é importante que algum membro da equipe coloque para usar primeiro o alimento que vai vencer primeiro - mesmo que eles só vençam em um ou dois anos.
Além do mais, atente-se: a pessoa designada para cuidar do estoque e realizar a entrada e saída dos insumos precisa obedecer a esta ordem, respeitando-a religiosamente. Isso garante um terceiro aspecto: evita-se abrir mais de um pacote do mesmo produto, o que iria diminuir a validade de dois itens do estoque.
Métodos de controle
Controle de estoque de restaurante é mexer e lidar com números: é preciso contar. Acompanhar o gasto de cada ingrediente é fundamental para ver se a saída bateu com as vendas.
Sendo assim, é possível realizar contagens:
- Por turno;
- Diárias;
- Semanais;
- Mensais.
O gerente de restaurante pode ter a função de controlar o estoque, desde que o dono acompanhe sempre estas contagens. É preciso colocar a mão na massa, nesse momento. Identificar o melhor jeito de controlar, se diária ou mensalmente, já é um passo importante, pois a contagem precisa virar rotina.
Estabelecida a frequência da contagem, é possível escolher, também, de que maneira os dados serão analisados. Isso porque também dá para escolher se a coleta e armazenamento de ingredientes se dará por:
- Contagem manual;
- Adequação em planilhas do excel;
- Utilização de software que permite o controle automático.
Vale lembrar que, por mais seguro que seja o software de administração e gestão de restaurantes escolhido, a contagem manual deve ser feita, pelo menos, à título de conferência.
Isso é importante porque um restaurante está lidando, geralmente, com muitas pessoas diferentes e, infelizmente, é preciso redobrar o cuidado quando se fala de estoque.
Aliás, uma dica: determine e selecione pessoas responsáveis para acesso ao estoque e saída e armazenamento de insumos. Isso trará mais facilidade para corrigir eventuais problemas, caso haja.
Softwares adequados
Falando em softwares, hoje em dia é muito comum a utilização de programas de computador especialmente destinados para ajudar os gestores a realizarem as suas atividades de rotinas administrativas e acompanhamento nos restaurantes.
Como dito mais acima, a contagem do que está no estoque implica em matemática - e matemática não mente. Um bom software para gestão deve ser capaz de gerar relatórios que irão auxiliar os gestores a lidarem com o estoque.
Tipos de relatórios que os bons softwares oferecem para ajudar no controle do estoque:
- CMV: é um relatório que entrega o custo da mercadoria vendida, baseando-se no preço de compra dos insumos e no de venda do produto pronto, além dos custos fixos e variáveis do restaurante como um todo;
- DRE: demonstrativo de resultado do exercício, em que é possível saber quais foram os custos fixos, variáveis, faturamento e lucro ou prejuízo;
- Relatório de compras: quanto de cada insumo o restaurante comprou num período determinado, por exemplo;
- Relatório de vendas: o que foi vendido no mesmo período do item acima.
Entendido como a tecnologia pode ajudar, é hora de calcular. Vamos ao passo seguinte.
Como calcular a entrada e a saída nos estoques
Para realizar a contagem dos itens do estoque, pode-se utilizar dois métodos:
Descontar o estoque inicial
Este é o mais recomendado, pois a contagem deve começar com uma quantidade X e, a cada ciclo de acompanhamento, conforme escolhido pela empresa, deverá ser abatido o que saiu do estoque e conferido com as vendas.
Começar do zero
A cada novo ciclo - diferentemente do método citado anteriormente, em que se sabia com quanto começou a contagem, aqui é só bater com a venda, sem análise do que tinha desde sempre, o que geraria quase que um banco de dados.
Agora é colocar a mão na massa, escolhendo qual método e em qual frequência as contagens e conferências deverão ocorrer, mantendo pessoas específicas para acessar o estoque e mantê-lo organizado, além de lembrar de treinar a equipe para seguir à risca as fichas técnicas.
Todo negócio precisa estar bem amarrado e isso passa por um controle dos números: só assim o proprietário poderá fazer a sua empresa gerar lucro.
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