Como fazer a gestão de estoque do seu restaurante

Lucrar com restaurantes exige atenção plena nos custos e o estoque é um dos setores que precisam ser levados super a sério.

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O estoque de restaurante bem controlado é garantia de que o dono está com intenção de que o seu negócio gere lucro. Isso porque é no estoque que podem acontecer as maiores falhas e descontroles com relação aos custos.

Para entender melhor, é só imaginar que, para cada receita, o pessoal da cozinha utiliza uma quantidade mínima de sal, por exemplo. Mas o sal está no estoque em embalagens, geralmente, de um quilo. Entendeu como dá para perder o controle bem fácil?

Podemos listar inúmeros tipos de insumos que estão no estoque de quase todos os restaurantes, cujo controle parece um pouco mais difícil de manter:

  • Litro de óleo;
  • Litro de azeite de oliva;
  • Sal;
  • Açúcar;
  • Temperos em pó;
  • leite.

Por onde começar: a Ficha Técnica

Para realizar uma excelente gestão de estoque de restaurante, uma primeira dica é criar uma ficha técnica para cada receita que o seu estabelecimento produz e oferece no cardápio. 

Isso irá garantir que toda a cozinha, antes de mais nada, saiba quanto de cada ingrediente precisará para produzir cada receita, garantindo, assim, o fiel cumprimento da mesma. 

Com essa atitude, além de garantir a qualidade e o padrão, o que vai agradar o seu cliente, é possível se programar com as quantidades de cada insumo constante no estoque do seu estabelecimento.

A ficha técnica assegura o maior controle dos mínimos detalhes na gestão do estoque, o que é excelente para começar - além de já estar em consonância com toda a equipe, que deve ter acesso irrestrito às fichas técnicas.

Como organizar um estoque de restaurante

Um estoque bem organizado evita prejuízo para o estabelecimento porque ele evita perda. Isso mesmo: deixar tudo arrumadinho implica em lucro e evita prejuízos ou custos elevados. 

Isso acontece porque, uma vez que todas as validades sejam constantemente arrumadas, evita-se duas situações:

  • Compras em excesso: o que evita custos desnecessários; e
  • Prejuízo, que podem vir a ocorrer por conta de produtos que ficam vencidos.

Mas, e como organizar estes estoques? Algumas dicas devem ser, inclusive, vistas com a ANVISA, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária. 

Por exemplo: comprar somente produtos com os selos adequados e proibir o armazenamento de qualquer alimento no chão, bem como em caixas de papelão (elas atraem insetos e ratos, por exemplo, o que poderá, também, causar grandes perdas para a sua empresa).

Voltando à questão da validade, que é, também, uma questão de análise com a ANVISA, há uma regra bem conhecida no mundo deste tipo de estabelecimento, chamada de "PVPS". A sigla significa: "primeiro que vence, primeiro que sai".

Ou seja, constantemente é importante que algum membro da equipe coloque para usar primeiro o alimento que vai vencer primeiro - mesmo que eles só vençam em um ou dois anos. 

Além do mais, atente-se: a pessoa designada para cuidar do estoque e realizar a entrada e saída dos insumos precisa obedecer a esta ordem, respeitando-a religiosamente. Isso garante um terceiro aspecto: evita-se abrir mais de um pacote do mesmo produto, o que iria diminuir a validade de dois itens do estoque.

Métodos de controle

Controle de estoque de restaurante é mexer e lidar com números: é preciso contar. Acompanhar o gasto de cada ingrediente é fundamental para ver se a saída bateu com as vendas.

Sendo assim, é possível realizar contagens:

  • Por turno;
  • Diárias;
  • Semanais;
  • Mensais.

O gerente de restaurante pode ter a função de controlar o estoque, desde que o dono acompanhe sempre estas contagens. É preciso colocar a mão na massa, nesse momento. Identificar o melhor jeito de controlar, se diária ou mensalmente, já é um passo importante, pois a contagem precisa virar rotina.

Estabelecida a frequência da contagem, é possível escolher, também, de que maneira os dados serão analisados. Isso porque também dá para escolher se a coleta e armazenamento de ingredientes se dará por:

  • Contagem manual;
  • Adequação em planilhas do excel;
  • Utilização de software que permite o controle automático.

Vale lembrar que, por mais seguro que seja o software de administração e gestão de restaurantes escolhido, a contagem manual deve ser feita, pelo menos, à título de conferência. 

Isso é importante porque um restaurante está lidando, geralmente, com muitas pessoas diferentes e, infelizmente, é preciso redobrar o cuidado quando se fala de estoque.

Aliás, uma dica: determine e selecione pessoas responsáveis para acesso ao estoque e saída e armazenamento de insumos. Isso trará mais facilidade para corrigir eventuais problemas, caso haja.

Softwares adequados

Falando em softwares, hoje em dia é muito comum a utilização de programas de computador especialmente destinados para ajudar os gestores a realizarem as suas atividades de rotinas administrativas e acompanhamento nos restaurantes.

Como dito mais acima, a contagem do que está no estoque implica em matemática - e matemática não mente. Um bom software para gestão deve ser capaz de gerar relatórios que irão auxiliar os gestores a lidarem com o estoque.

Tipos de relatórios que os bons softwares oferecem para ajudar no controle do estoque:

  • CMV: é um relatório que entrega o custo da mercadoria vendida, baseando-se no preço de compra dos insumos e no de venda do produto pronto, além dos custos fixos e variáveis do restaurante como um todo;
  • DRE: demonstrativo de resultado do exercício, em que é possível saber quais foram os custos fixos, variáveis, faturamento e lucro ou prejuízo;
  • Relatório de compras: quanto de cada insumo o restaurante comprou num período determinado, por exemplo;
  • Relatório de vendas: o que foi vendido no mesmo período do item acima.

Entendido como a tecnologia pode ajudar, é hora de calcular. Vamos ao passo seguinte.

Como calcular a entrada e a saída nos estoques

Para realizar a contagem dos itens do estoque, pode-se utilizar dois métodos:

Descontar o estoque inicial 

Este é o mais recomendado, pois a contagem deve começar com uma quantidade X e, a cada ciclo de acompanhamento, conforme escolhido pela empresa, deverá ser abatido o que saiu do estoque e conferido com as vendas.

Começar do zero

A cada novo ciclo - diferentemente do método citado anteriormente, em que se sabia com quanto começou a contagem, aqui é só bater com a venda, sem análise do que tinha desde sempre, o que geraria quase que um banco de dados.

Agora é colocar a mão na massa, escolhendo qual método e em qual frequência as contagens e conferências deverão ocorrer, mantendo pessoas específicas para acessar o estoque e mantê-lo organizado, além de lembrar de treinar a equipe para seguir à risca as fichas técnicas.

Todo negócio precisa estar bem amarrado e isso passa por um controle dos números: só assim o proprietário poderá fazer a sua empresa gerar lucro.

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